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Zum 1. Januar 2010 startet mit der erstmaligen Meldung der Beschäftigtendaten durch die Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle bei der Deutschen Rentenversicherung das elektronische Entgeltnachweisverfahren (ELENA), dass mittelfristig zu einer erheblichen Entlastung der Arbeitgeber im Bereich des Bescheinigungswesens beitragen wird. Ab 2012 werden die Bescheinigungen an die Bundesagentur für Arbeit (Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III, Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III und Auskunft über Beschäftigung nach § 135 SGB III) sowie die Bescheinigungen für Wohngeld und nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes ersetzt werden. Bis 2012 werden dafür die notwendigen Daten parallel zum bestehenden papiergestützten Bescheinigungsverfahren in der Zentralen Speicherstelle in Würzburg hinterlegt. Informationen und Arbeitshilfen finden Arbeitgeber wie Beschäftigte hier.

Wenn Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer Sozialleistungen beantragen (Arbeitslosengeld, Wohngeld, Elterngeld u.a.), verlangt die bearbeitende Verwaltungsstelle (z.B. die Bundesagentur für Arbeit, Wohngeldstelle oder Elterngeldstelle der Kommune) besondere Entgeltnachweise seitens der Arbeitgeber. Auf deren Grundlage werden Anspruch und Leistungshöhe ermittelt.
Rund drei Millionen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber stellen Jahr für Jahr etwa 60 Millionen Nachweise dieser Art – noch – in Papierform aus. Zwischen der EDV der Personalverwaltungen der Unternehmen und der elektronischen Sachbearbeitung in den Behörden entsteht aus diesem Grund ein zeit- und kostenintensiver Medienbruch. Diesen Medienbruch soll das ELENA-Verfahren beseitigen.

Mit dem ELENA-Verfahren müssen ab dem 1.1.2010 Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber jeden Monat in einem elektronischen Formular (Multifunktionaler Verdienstdatensatz) Entgeltdaten für jeden Beschäftigten per Internet an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) melden. Sie ist bei der Deutschen Rentenversicherung Bund angesiedelt. Bei der ZSS werden die Daten in verschlüsselter Form gespeichert. Jeder Datensatz enthält alle notwendigen Angaben, um Anspruch und Höhe der jeweiligen Sozialleistung zu berechnen.

Die ersten Daten werden von den Verwaltungsstellen im Jahr 2012 bei der ZSS abgerufen, um zunächst die Ansprüche auf Arbeitslosengeld, Wohngeld oder Elterngeld zu ermitteln (bis dahin müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Entgeltnachweise per ELENA-Verfahren und auf Papier parallel übermitteln). Die persönlichen Daten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer entschlüsseln und abrufen können die Behörden allerdings nur, wenn die Betroffenen ihre Daten bei der ZSS freigeben. Dafür steht Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern künftig eine eigene Signaturkarte zur Verfügung.

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können die Software verwenden, die sie in ihrer Personalbuchhaltung bereits für Anmeldungen, Abmeldungen oder Jahresmeldungen verwenden. Falls sie nicht über ein eigenes Entgeltabrechnungsprogramm verfügen, können sie für ihre elektronischen Meldungen auf kostenlose Ausfüllhilfen zurückgreifen.

Wichtig: Für elektronische Meldungen an die Sozialversicherung dürfen nur solche Entgeltabrechnungsprogramme oder Ausfüllhilfen verwendet werden, die jährlich überprüft werden und systemgeprüft sind. Natürlich kann man sich bei seinen elektronischen Meldungen auch von seinem Steuerberater oder einem Dienstleistungsunternehmen für Personalabrechnungen helfen lassen.

Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie