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Wenn Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer Sozialleistungen wie beispielsweise Arbeitslosengeld, Wohngeld oder Elterngeld beantragen, verlangt die bearbeitende Verwaltungsstelle (z.B. die Bundesagentur für Arbeit, die kommunale Wohngeld- oder Elterngeldstelle) dafür besondere Bescheinigungen über Einkommen und Beschäftigungszeiten, sogenannte Entgeltnachweise.
Diese Entgeltnachweise für Sozialleistungen werden derzeit noch in Papierform erbracht. Rund drei Millionen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Jahr für Jahr etwa 60 Millionen Nachweise dieser Art aus, die diese dann bei den Behörden abgeben müssen, bei denen sie ihre Sozialleistungen beantragen. Auf Grundlage dieser Nachweise ermitteln die Träger der jeweiligen Sozialleistungen, ob ein Anspruch auf eine bestimmte Leistung besteht und wie hoch die Leistung ausfällt.

Zwischen den Personalabteilungen der Unternehmen, die ihre Personaldaten in aller Regel elektronisch bearbeiten, und der ebenfalls elektronischen Sachbearbeitung in den Behörden klafft bei diesem Verfahren aber ein Medienbruch: Denn die Daten werden im Unternehmen zunächst im Computer aufgerufen, dann von Hand in Papierformulare übertragen, an die Empfängerbehörde übersandt und von dieser schließlich wieder in die EDV eingegeben. Diesen Medienbruch soll das ELENA-Verfahren beenden. Durch ELENA sollen Bescheinigungen für Sozialleistungen künftig schneller und kostengünstiger erstellt werden können. Der Nationale Normenkontrollrat schätzt die Einsparungen für Arbeitgeber bereits durch die Bescheinigungen für das Arbeitslosengeld, Wohn- und Elterngeld auf jährlich rund 85 Millionen Euro.

Mit Beginn des kommenden Jahres müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die erforderlichen Entgeltdaten nun in ein elektronisches Formular ("Multifunktionaler Verdienstdatensatz") eingeben und an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermitteln. Die ZSS ist bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) in Würzburg eingerichtet. Die Daten könnten mit Hilfe des jeweiligen Entgeltabrechnungsprogramms übermittelt werden, das die Unternehmen bereits für Anmeldungen, Abmeldungen oder Jahresmeldungen an die Krankenkassen nutzen. Voraussetzung ist, dass die Programme jährlich geprüft werden (= systemgeprüft). Für ELENA wird in Kürze außerdem ein Zusatzmodul angeboten, das sich zur Zeit in der Entwicklung befindet und getestet wird. Das ELENA-Verfahren ist Bestandteil des für alle Arbeitgeber bekannten Datenübermittlungsvorgangs, nach dem bereits seit 1. Januar 2006 alle Meldungen und Beitragsnachweise elektronisch zu erfolgen haben.

Die elektronischen Anmeldungen, Abmeldungen, Monatsmeldungen oder Jahresmeldungen an die Krankenkassen werden mit der Einführung des monatlichen ELENA-Verfahrens beibehalten.

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, die zwar über einen Internetzugang verfügen, nicht aber über ein eigenes Entgeltabrechnungsprogramm, können eine der kostenlosen systemgeprüften Ausfüllhilfen (z.B. sv-net/classic) nutzen.

Die zuständigen Behörden werden die ersten Daten im Jahr 2012 bei der ZSS abrufen. Mindestens bis dahin müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Entgeltnachweise per ELENA-Verfahren und auf Papier parallel ausfertigen. In einer ersten ELENA-Stufe werden dann zunächst nur einige wenige Sozialleistungen - die Ansprüche auf Arbeitslosengeld, Wohngeld oder Elterngeld - rein elektronisch ermittelt und durch ELENA bescheinigt. Alle weiteren Bescheinigungsarten folgen bis 2015. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitsgeber bedeutet der ELENA-Start, dass sie ab 2012 keine weiteren Entgeltbescheinigungen auf Papier mehr auszustellen und zu archivieren haben.
Die Zentrale Speicherstelle (ZSS) speichert die übermittelten Daten in verschlüsselter Form. Die Behörden können die persönlichen Daten allerdings nur abrufen, wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Daten bei der ZSS freigeben, und zwar mittels einer eigenen Signaturkarte für eine rechtssichere elektronischer Signatur. Seine Daten per elektronischer Signatur freigeben kann man, indem man seine Karte einlesen lässt: entweder am Computer zu Hause oder durch das Lesegerät des Sachbearbeiters z.B. der Wohngeldstelle.

Auf der Entgeltbescheinigung müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihre Beschäftigten übrigens darüber informieren, dass sie deren Daten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt haben. Folgender Text könnte also Bestandteil der Entgeltbescheinigung sein: "Wir sind seit 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln".

Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie